Eit arkivdepot er eit samlingssted der eldre arkiv, som ikkje lenger er i bruk for administrative formål, blir bevart og gjort tilgjengeleg for bruk.
 
Eit kommunalt arkivdepot er eit arkivdepot for kommunale og fylkeskommunale arkiv. Mange kommunar er medeigarar i interkommunale arkivinstitusjoner som drifter kommunanes arkivdepot. I følgje arkivforskrifta § 1 2. ledd gjeld det kommunale og fylkeskommunale arkivansvaret også arkiv som er overført til arkivdepot.
 
Møre og Romsdal fylkeskommune er medlem av IKA Møre og Romsdal og avleverer eldre arkiv dit.

IKA Møre og Romsdal IKS

Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal er eit eige selskap (IKS) som vart starta i april 2000. IKA Møre og Romsdal er eigd av fylkeskommunen og alle kommunane i heile fylket, frå Volda i sør til Smøla i nord. Hovedkontor er i Ålesund. IKA Møre og Romsdal arbeider med problemstillingar knytt til kommunane si dokumenthandtering. I tillegg har de ei digitaliseringsteneste (Sedak) og fotoarkivteneste (Fylkesfotoarkivet). Kulturnett Møre og Romsdal er også ein del av IKA Møre og Romsdal. Dei tre siste er tenester som fylkeskommunen har lagt til de. 

Ordning, føring og avlevering (hjelpehefte)

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS

Følgjande retningslinjer skal følges ved deponering og/eller avlevering av elektroniske arkiv til arkivdepot i IKA Møre og Romsdal.

Generelt

Avlevering inneber at IKA Møre og Romsdal overtek ansvar over materialet (jf. lov om arkiv § 10), herunder ansvaret for alt vidare teknisk vedlikehald og dei tekniske konverteringer som seinare kan vere nødvendig.
 
Når arkivmateriale deponeres beheld vedkommande arkivskapar det fulle ansvar. Den kopi av materialet som er deponert i IKA Møre og Romsdal, bevares utilgjengeleg for bruk. Arkivskapar har framleis det heile og fulle ansvar for materialet, og må vedlikehalde det aktuelle IT-systemet og betjene eigne brukarar (klienter) inntil den formelle avleveringa har funne stad. Ein arkivskapar som deponerer elektronisk arkivmateriale, kan følgeleg ikkje slette arkivdata i sitt IT-system.
 
Ved deponering og avlevering av elektronisk materiale skal definerte data migreres ut frå systema. IT-systema i seg sjølv er difor ikkje gjenstand for bevaring. Med arkivuttrekk meines eit definert sett av tabellar som er migrert ut av eit system, som til saman utgjer det som anses å vere den bevaringsverdige informasjonen i systemet.

Systemer som skal deponeres/avleveres
 For bevaring prioriteres generelt arkivuttrekk frå følgjande kategoriar av IT-system: 
 1. Journalsystem med eller utan tilknytta elektroniske dokument
 2. Andre registre og databaser som dokumenterer organers saksbehandling
 3. Fagsystem, dvs. registre og databaser som brukes som grunnlags- eller støttesystem for saksbehandling

Med utgangspunkt i den tekniske organisering og gjennomføring av migrering, skiljer IKA Møre og Romsdal mellom deponering frå system som følgjer Noark-4 standard, og øvrige system.

Før det startes med uttrekk av et elektronisk system ta kontakt med IKA.

Bruk av tjenester knyttet til produksjon av arkivuttrekk

IKA Møre og Romsdal kan tilby teknisk bistand ved migrering og dokumentasjon av data, dvs. produksjon av arkivuttrekk. For at IKA Møre og Romsdal skal kunne yte teknisk bistand forutsettes det at organet har det aktuelle systemet i operativ drift, dvs. at systemet er vedlikeholdt og at eigne brukarar (klienter) fortsatt betjenes.

Avleveringsprosessen
Arkivskaper må sjølv ta initiativ til å avtale tidspunkt for avlevering/deponering. Hvis arkivskaper har system som skal deponeres periodevis plikter organet å melde frå til IKA Møre og Romsdal ved innføring av slike periodiseringsrutinar. Organet skal i god tid før periodens slutt avtale tidspunkt for periodisk avlevering.

Når arkivuttrekket er kome IKA Møre og Romsdal i hende, vil arkivskaper motta ei mottakskvittering. IKA Møre og Romsdal vil gjennomføre ein kvalitetskontroll av det aktuelle arkivuttrekket så raskt som mogleg etter mottak. Etter gjennomført kvalitetskontroll vil organet få tilbakemelding om deponeringen. Hvis det kan påvises avvik i arkivuttrekket, kan IKA Møre og Romsdal returnere arkivuttrekket til arkivskaper. IKA Møre og Romsdal vil så langt som mogleg rette opp eventuelle avvik i mottatte arkivuttrekk.

Når arkivuttrekket er kvalitetssikra og deponert vil arkivskapar få tilsendt ei deponeringskvittering. Arkivuttrekket vil då bli oppbevart som ein ”arkivkopi”. Etter at deponeringa er gjennomført tek IKA Møre og Romsdal over forvaltinga av materialet. Herunder ansvaret for alt vidare teknisk vedlikehald og dei tekniske konverteringar. IKA Møre og Romsdal lastar arkivpakkene over i det digitale depoforvaltningssystemet til KDRS for langtidsbevaring. Arkivskaper må da kontakte IKA Møre og Romsdal for å få ein bekreftelse på avleveringa.

Tilgjengeliggjøring og formidling
Maskin- og programsystemuavhengig lagring av digitalt skapt arkivmateriale (lagring i "rådataform") inneber at det avleverte materialet er rensket for dei originale hjelpemidlane for fremfinning.

Tjenester knytt til tilgjengeliggjering og formidling er under utvikling. Pr. i dag vil elektronisk materiale kunne formidlast og/eller tilgjengeliggjøres ved at arkivskapar henvender seg til IKA Møre og Romsdal.