Hvilket elektronisk arkivmateriale skal vi langtidsbevare?

I Gjemnes kommune er det besluttet å gjøre arkivuttrekk av all elektronisk lagret dokumentasjon. Grunnet kommunens størrelse vil dette la seg gjøre. Det vil dermed ikke gjøres en vurdering av hva som er bevaringsverdig før uttrekk. Denne planen må sees i sammenheng med oversikt over elektroniske systemer i Arkivplan.no https://surnadal.arkivplan.no/content/view/full/76497

Følgende elektroniske systemer har vi gjort uttrekk fra og er godkjent:

Vi har tatt både Noark-uttrekk og tabelluttrekk (SIARD-uttrekk) fra tre avsluttede arkivperioder i ePhorte fra 2008 - 2019. Uttrekkene er godkjent og deponert til Interkommunalt Arkiv for Møre og Romsdal. Uttrekkene skal i tillegg legges i historisk base i eArkiv 360 og blir gjort tilgjengelig i Public360 for autoriserte saksbehandlere.

Følgende elektroniske avsluttede systemer skal det gjøres uttrekk fra:

VSA – Visma Samhandling Arkiv – Arkivdelen Velferd fra 01.05.2018 – 22.01.2020. Samarbeid mellom Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal, IKT Orkide og Gjemnes kommune om å ta både Noark-uttrekk og tabelluttrekk (SIARD-uttrekk). Arkivuttrekket er planlagt utført i løpet av 2021.

Oppbevaring / deponering

Gjemnes kommune har avtale med Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal for deponering av elektronisk arkivmateriale.

I hvilke situasjoner skal vi ta uttrekk?

Ved periodisering og avslutning av elektroniske systemer og/eller hvis en arkivdel periodiseres eller avsluttes.

Når skal vi overføre ferdig arkivuttrekk til arkivdepot?

Når arkivuttrekkene er utført av IKT Orkide blir uttrekkene sendt Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal for godkjenning. Når godkjenning foreligger blir uttrekkene endelig deponert til Interkommunal arkiv for Møre og Romsdal.

 Ansvar for koordinering av arbeid

Arbeidet med å koordinere langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale ligger til Gjemnes kommune,

Ansvar for gjennomføring av de ulike delene av prosessen

Gjemnes kommune i samarbeid med IKT Orkide tar uttrekk fra avsluttede systemer.

Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal kvalitetssjekker og godkjenner uttrekk før langtidsbevaring.

Finansiering

Kostnadene ved uttrekk og deponering av elektronisk arkivmateriale inngår i allerede inngåtte avtaler / samarbeid som Gjemnes kommune har med IKT Orkide og Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal.