Ordning, føring og avlevering (hjelpehefte)

En av Interkommunalt Arkiv i Møre og Romsdal sine sentrale arbeidsoppgaver er langtidsoppbevaring av eldre og avsluttede arkiver for medlemskommunene.

Kommunen er forpliktet til å ta vare på sine arkiv og holde de tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjelder både for papirbaserte og elektroniske arkiv.

Kommunen kan selv velge om den vil opprette eget depot eller overlate oppgaven til en interkommunal arkivordning.

Før avlevering av arkivmateriale til fjernarkiv skal følgende prosedyre følges:

• Avlevering skal avtales i god tid med arkivleder
• Materialet skal på forhånd være gjennomgått med tanke på arkivavgrensing og kassasjon
• Arkivmaterialet skal være ordnet etter proveniens. Arkiv fra ulike arkivskapende organ skal holdes fra hverandre og opprinnelig orden/indre sammenheng skal tas vare på
• Møtebøker, kopibøker, journaler og registre som har vært oppbevart i løsbladform skal bindes inn
• Alle arkivbokser skal være tydelig merket med arkivskaper, arkivserie, dato og innhold
• Avleveringsliste over det materialet som avleveringen omfatter skal være utarbeidet av avleverer
• Etter at materialet er avlevert skal et eksemplar av avleveringslista sendes mottaker som kvittering