Arkivplanen skal brukes som et arbeidsredskap av alle tilsette i Gjemnes kommune. Målet er at alle som håndterer dokumenter som blir til som et ledd i den virksomheten kommunen driv, skal kunne finne informasjon om hvilke retningslinjer som må følges, og hvilke løsinger kommunen har på arkivområdet.

Arkivleder skal ha melding om alle endringer i kommunen med mulige følger for kommunen, i god til før de blir tatt i bruk.

Arkivet har rett til å uttale seg om de følgene de kan få for arkivet.

Oppdatering i arkivplanen skal skje når:

- det skjer endringer i post- og arkivrutiner.

- en kommunal avdeling oppretter en ny arkiv eller arkivdel.

- det blir tatt i bruk en ny arkivnøkkel.

- en kommunal avdeling tar i bruk et nytt datasystem/fagsystem for lagring av informasjon.

- kommunale avdelinger blir lagt ned, styre eller utvalg.

- det blir gjort vesentlige endringer i kommunen sitt delegasjonsreglement.

- kommunale oppgaver blir overført til virksomheter utenfor kommunen.

Arkivplanen oppdateres jevnlig.

Alle brukere har ansvar for gi tilbakemelding på den informasjon som er i arkivplanen. Om registrerte opplysninger ikke er korrekte eller endringer er gjort, skal arkivleder kontaktes.

Rådgiver Liv Lillevevang

liv.lillevevang@gjemnes.kommune.no